No universo de eventos, não existem receitas mágicas. Uma das belezas e dos desafios de nosso mercado envolve, justamente, a capacidade de saber lidar com diferentes contextos, culturas e necessidades que diferem de acordo com os objetivos que querem ser alcançados, com o público-alvo do evento e com o próprio perfis das marcas e empresas envolvidas naquela realização.
Para lidar com tantas variantes distintas, é praticamente impossível construir um evento eficiente sem um planejamento adequado; um ‘pré-evento’ que tem tanta importância quanto o evento em si – uma vez que ele será decisivo para determinar o seu sucesso.
Além disso, o pré-evento é importante para alinhar capacidade de investimento de uma marca ou empresa com as expectativas em torno daquele projeto. Sobre este ponto, vale citar uma pesquisa internacional de 2018, que aponta a adequação ao budget como o principal desafio no processo de construção de evento, na visão das próprias agências e profissionais atuantes no setor.
Não à toa, uma pesquisa recente aponta que uma 3 em cada 7 mulheres têm ou tiveram medo de perder seu emprego em virtude de uma gravidez – porcentagem que pode ser ainda maior em capitais da região Sudeste, como São Paulo, por exemplo.
Como mãe, grávida do segundo filho e proprietária, há quase 10 anos, de uma agência de marketing e eventos, gostaria de compartilhar um pouco de minha experiência nestes dois mundos supostamente inconciliáveis (maternidade e empreendedorismo), com o objetivo de desconstruir alguns paradigmas que, infelizmente, ainda hoje fazem parte do mercado brasileiro e afirmar: sim, é possível empreender, ser mãe e exercer ambas atividades com plenitude!
As etapas fundamentais do seu pré-evento
Pensando nisso, neste artigo, selecionei alguns pontos que considero fundamentais neste momento inicial da construção de um evento bem-sucedido.
Planejamento Geral
O primeiro ponto envolve, propriamente, um planejamento geral do evento a partir do budget definido para o projeto. É hora de desenharmos estratégias gerais, definirmos os objetivos e os indicadores que avaliarão a eficácia daquele evento, bem como, de alinharmos as expectativas do cliente com o planejamento traçado, de modo que a comunicação seja fluida, transparente e conquistemos sua confiança.
Estratégias de Patrocínio
Avaliar as possibilidades de patrocínio, buscar parceiros e fornecedores é outro desafio importante que deve ser desenhado na etapa de pré-evento. Sobre este ponto, um levantamento da Event Manager aponta que, ao lado da adequação ao budget, a gestão das receitas de patrocínio é um fator-chave para o sucesso de um evento. Neste sentido, traçar estratégias alinhadas com seu cliente será um passo importante nesta jornada de construção.
Definição dos Canais de Divulgação
Outro ponto central nesta etapa envolve toda a construção das estratégias de comunicação e dos canais de divulgação do evento. E isso inclui desde as ações de assessoria de imprensa e comunicação com a mídia; relacionamento com o público em redes sociais e canais do evento; além do envio de lembretes e saves the date para os inscritos.
Desenhando a estrutura do evento
Quando falamos do pré-evento, é também fundamental pensarmos na ambientação, estrutura do evento e no que será oferecido como canais de interação com os participantes. Quando falamos de um evento digital, por exemplo, podemos criar espaços receptivos para que os participantes façam networking, salas de patrocínio, entrevistas e stands virtuais para potencializar as experiências positivas ao longo do evento.
Alinhamento de detalhes
Por fim, é importante que cada detalhe do evento seja realinhado, em uma espécie de preparação final para o dia do lançamento. Afinal de contas, cada mínima questão pode ser decisiva para um evento que cumpre ou não seus objetivos. Por isso mesmo, aqui na BOA, contamos com um time de especialistas pronto para planejar cada etapa de seu evento com profissionalismo e permitir que sua marca alcance seus objetivos com visão estratégica, colaborativa e experiência de mais de 10 anos na gestão de grandes eventos presenciais e digitais. Se quiser conhecer um pouco mais de nossos projetos, visite nosso site, vamos marcar um papo e não se esqueça: um primeiro passo bem executado será essencial para que você conquiste os objetivos de seu evento.